- Ce sunt fluxurile de lucru
- Exemple de fluxuri de lucru ce pot fi automatizate
- Cum implementezi automatizarea fluxurilor de lucru
- Relația dintre fluxurile de lucru digitale, BPM și BPA
- Care sunt beneficiile automatizarii fluxurilor de lucru
- De ce să investești în automatizarea fluxurilor de lucru
Companiile eficiente funcționează pe baza fluxurilor de lucru. Acestea sunt o serie de pași care asigură îndeplinirea sistematică a activităților. Procesele manuale pot încetini fluxurile de afaceri și pot introduce erori, care, la rândul lor, pot duce la rezultate inconsistente în afaceri. Soluția comună la astfel de provocări este automatizarea fluxurilor de lucru. Această automatizare valorifică tehnologia pentru a gestiona sarcinile repetate. În acest articol, vom analiza de ce automatizarea fluxurilor de lucru este o schimbare de joc pentru afaceri.
Ce sunt fluxurile de lucru
Fluxurile de lucru sunt combinații structurate de sarcini care se execută pentru a atinge un anumit obiectiv. Ele ghidează modul în care se desfășoară activitatea, oferind orientări pe care trebuie să le urmeze o persoană sau un software. De exemplu, integrarea unui nou angajat poate include mai multe etape, inclusiv completarea formularelor, crearea conturilor de e-mail și oferirea accesului la software-ul companiei. În timp ce fluxurile de lucru manuale se bazează pe intervenția umană la fiecare etapă, fluxurile de lucru digitale utilizează programe software pentru derularea automată a sarcinilor, acestea din urmă fiind cea mai comună versiune a automatizării fluxurilor de lucru.
Exemple de fluxuri de lucru ce pot fi automatizate
Automatizarea proceselor repetitive și consumatoare de timp poate transforma radical eficiența unei organizații. Integrarea tehnologiilor automate asigură viteză, precizie și consistență, permițând echipelor să își concentreze energia pe sarcini strategice și creative, reducând în același timp erorile și întârzierile asociate operațiunilor manuale.
Onboarding
Onboarding-ul poate fi adesea o sarcină repetitivă, dar esențială, pe care majoritatea companiilor trebuie să o ia în considerare. Aceasta automatizează operațiunile care sunt esențiale pentru departamentele de resurse umane: trimiterea de e-mailuri de bun venit/onboarding, configurarea accesului la sistem pentru angajați, atribuirea de module de formare care sunt obligatorii. Acest lucru asigură o experiență lină și consecventă pentru toate persoanele nou angajate, permițând în același timp personalului de resurse umane să se concentreze pe implicarea angajaților și pe munca administrativă mai puțin impozantă.
Procesarea facturilor
Facturile necesită frecvent procese lungi de introducere și verificare a datelor. Automatizarea se ocupă de sarcini care altfel ar necesita mult timp și resurse, cum ar fi recuperarea informațiilor despre facturi, compararea acestora cu comenzile de achiziție, toate acestea în timp ce se identifică discrepanțele. Cu preferințe personalizabile, plățile pot fi programate automat după ce facturile sunt autorizate, economisind timp și eliminând erorile umane.
Gestionarea biletelor de support
Gestionarea manuală a tichetelor de support poate avea consecințe majore în ceea ce privește timpul de răspuns și eficiența sistemelor. Sistemele automatizate au capacitatea de a înregistra bilete, de a le prioritiza în funcție de urgență și de a le atribui cu ușurință echipei/persoanei corespunzătoare. De asemenea, acestea pot oferi asistență și actualizări de stare consumatorilor, escaladând problemele nerezolvate pentru a asigura eficiența și organizarea ca și satisfacția clienților.
Aprobarea documentelor
Aprobarea documentelor poate fi un proces consumator de timp, mai ales atunci când sunt implicați mai mulți actori. Automatizarea permite documentelor să treacă fără probleme prin lanțul de aprobare, corespunzând persoanelor corecte la momentul potrivit, fără a fi nevoie de solicitări manuale.Modificările sunt înregistrate în timp real pentru a se asigura că nu se pierd date, iar versiunile finalizate sunt păstrate în siguranță pentru acces rapid. Aprobările automatizate ajută la derularea proiectelor prin eliminarea întârzierilor și a etapelor inutile, reducând inconvenientele pentru cei implicați.
Cum implementezi automatizarea fluxurilor de lucru
Pentru a implementa eficient automatizarea fluxurilor de lucru, trebuie identificate mai întâi sarcinile repetitive care consumă timp și sunt predispuse la erori în cadrul afacerii tale. Trasați aceste fluxuri de lucru pentru a înțelege pașii lor actuali și pentru a identifica zonele de îmbunătățire. Alegerea partenerului corect în această călătorie de automatizare este esențială. Opțiunile populare sunt alegerea unei companii capabile să creeze și să gestioneze astfel de automatizări sau utilizarea platformelor de automatizare. În continuare, este important să se stabilească reguli și declanșatoare pentru inițierea acțiunilor, cum ar fi pornirea unui flux de lucru atunci când este trimis un formular sau când este primit un e-mail. Testarea automatizării într-o fază pilot și rafinarea oricăror probleme rămase asigură faptul că echipa ta este instruită să utilizeze noul sistem.
Relația dintre fluxurile de lucru digitale, BPM și BPA
Digital workflows, Business Process Management (BPM), și Business Process Automation (BPA) sunt toate metode legate pentru creșterea eficienței. Fluxurile de lucru digitale automatizează operațiunile prin eliminarea procedurilor manuale. BPM este o strategie mai amplă care se concentrează pe optimizarea tuturor proceselor de afaceri, automatizarea fluxurilor de lucru fiind o componentă esențială. BPA, un subset al BPM, automatizează operațiunile repetitive pentru a economisi timp și a preveni erorile. Împreună, acestea oferă un cadru pentru optimizarea operațiunilor și pentru a permite firmelor să adopte transformarea digitală.
Care sunt beneficiile automatizarii fluxurilor de lucru
Automatizarea fluxurilor de lucru sporește eficiența prin îndeplinirea sarcinilor mai rapid și cu mai puține erori, fără prea multă asistență umană. Ea are capacitatea de a reduce costurile operaționale prin reducerea muncii manuale și poate îmbunătăți conformitatea prin faptul că traseele fluxului de lucru sunt transparente și trasabile. Automatizarea este scalabilă, gestionând sarcini de lucru crescute fără resurse suplimentare, și sporește satisfacția angajaților prin faptul că permite echipelor să se concentreze pe alte sarcini mai puțin consumatoare de timp.
De ce să investești în automatizarea fluxurilor de lucru
Automatizarea fluxurilor de lucru permite firmelor să rămână competitive prin creșterea eficienței, a coerenței și a timpului necesar pentru a reacționa la anumite procese. Aceasta elimină dependența de operațiunile manuale, reduce cheltuielile și asigură îndeplinirea consecventă a sarcinilor. Investiția în automatizare pregătește, de asemenea, compania ta cu tendințele actuale de transformare digitală. Automatizarea devine o necesitate, mai degrabă decât o opțiune pentru firmele care doresc să se dezvolte.
Automatizarea fluxurilor de lucru nu mai este un lux în peisajul de afaceri actual. Cu htss' ca partener de încredere în automatizarea fluxurilor de lucru, poți reduce erorile, economisi timp și îți poți ajuta angajații să gestioneze eficient fluxurile de lucru. Contactează-ne astăzi pentru a afla cum te putem ajuta să îți transformi operațiunile.
